Wdrożenie systemu do zarządzania produkcją (MES) to dla wielu firm droga przez mękę. Wielkie plany i kosztowne inwestycje często kończą się frustracją i powrotem do starych, „sprawdzonych” metod – arkuszy Excela i papierowych notatek. Dlaczego tak się dzieje i jak można przełamać ten schemat? Na te pytania odpowiadamy, pogłębiając wnioski z rozmowy z Marcinem Nowakiem, CEO firmy VISIX.
Impuls do zmiany – kiedy Excel przestaje wystarczać?
Decyzja o wdrożeniu systemu MES rzadko jest proaktywna. To najczęściej reakcja na ból, który staje się nie do zniesienia. Klienci trafiają do dostawców MES z powtarzającymi się problemami:
- Chaos organizacyjny: Planista produkcji staje się bohaterem i jednocześnie wąskim gardłem firmy. Gdy idzie na urlop, nikt nie jest w stanie zapanować nad planem.
- Brak informacji w czasie rzeczywistym: Właściciel nie wie, czy firma jest w stanie przyjąć nowe, duże zlecenie, bo nie ma pojęcia o aktualnym obłożeniu maszyn i ludzi.
- „Przeciekające” finanse: Mimo dobrych zleceń i obrotów, na koncie nie ma tyle pieniędzy, ile być powinno. Zyski „wyciekają” gdzieś w procesie produkcyjnym, ale bez danych nie da się zlokalizować źródła marnotrawstwa.
- Zgubione zlecenia i reklamacje: Błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych prowadzą do kosztownych pomyłek i utraty zaufania klientów.
Często ostatecznym impulsem jest frustracja właściciela, który po poniesieniu strat finansowych mówi „dość, musimy zrobić z tym porządek”.
Jak wdrożyć MES, żeby się udało? Nowe podejście do cyfryzacji
Tradycyjne, wielomiesięczne wdrożenia to przeszłość, zwłaszcza dla małych i średnich firm. Kluczem do sukcesu jest szybkie udowodnienie wartości i minimalizacja ryzyka. Nowoczesne podejście opiera się na dwóch filarach:
- Wdrożenie pilotażowe: Zamiast od razu informatyzować całą firmę, warto zacząć od małego, wybranego obszaru. Przykładowo, 14-dniowy pilotaż na kilku kluczowych maszynach pozwala na realnych danych pokazać właścicielowi, jakie korzyści przynosi system. To uczciwe podejście, które daje jasną odpowiedź, czy warto inwestować dalej.
- Model SaaS (Software as a Service): Rozwiązania chmurowe eliminują barierę wejścia. Firma nie musi inwestować w drogie serwery i infrastrukturę. Płaci miesięczny abonament, w ramach którego otrzymuje system, aktualizacje i pełne wsparcie techniczne. Obawy o bezpieczeństwo danych, popularne jeszcze kilka lat temu, dzisiaj maleją. Profesjonalne centra danych często oferują wyższy poziom bezpieczeństwa niż lokalny serwer w firmie, obsługiwany przez jednego, zapracowanego informatyka.
Czynnik ludzki: Jak przekonać zespół do zmiany?
Technologia to tylko narzędzie. Prawdziwe wyzwanie zaczyna się wtedy, gdy trzeba przekonać ludzi, by z tego narzędzia korzystali. Opór zespołu produkcyjnego to jedna z głównych przyczyn porażek projektów MES. Jak sobie z nim radzić?
Pracowników można podzielić na trzy grupy:
- Entuzjaści: Widzą w systemie szansę na poprawę i uporządkowanie pracy.
- Neutralni: Zrobią to, co im się każe, bez większego entuzjazmu, ale i bez oporu.
- Oporni: Boją się kontroli („patrzenia na ręce”), dodatkowej pracy lub po prostu nie lubią zmian i powtarzają „kiedyś już próbowaliśmy i nie wyszło”.
Kluczem do przełamania oporu jest pokazanie, że system ma im pomóc, a nie zaszkodzić. Zamiast rzucać ludzi na głęboką wodę, warto zacząć od absolutnego minimum. Często okazuje się, że obawy pracowników wynikały z ich poprzednich doświadczeń ze skomplikowanymi systemami, gdzie musieli wypełniać dziesiątki pól w formularzach. Gdy widzą prosty interfejs, w którym ich głównym zadaniem jest kliknięcie przycisku „Zakończ”, ich reakcją jest „Aaa, to luz!”. Prostota interfejsu jest kluczowa dla szybkiej adaptacji.
Rola menedżera produkcji – cichy bohater transformacji
W centrum każdego wdrożenia stoi menedżer produkcji. To na niego spada ciężar przekonania zespołu, raportowania postępów do zarządu i gaszenia pożarów. Nagle świetny fachowiec od produkcji musi stać się psychologiem, liderem zmiany i project managerem. Kluczowe kompetencje, które decydują o jego sukcesie, to :
- Autorytet i empatia: Musi znać swój zespół i wiedzieć, jak rozmawiać z każdym pracownikiem, używając odpowiednich argumentów.
- Umiejętności przywódcze: Potrafi pokazać ludziom, że system nie jest „za karę”, ale ma ułatwić im życie.
- Zdolności organizacyjne i cierpliwość: Musi potrafić cierpliwie tłumaczyć i zarządzać procesem wdrożenia, który jest maratonem, a nie sprintem.
Mierzalne korzyści: Jak pokazać zwrot z inwestycji (ROI)?
Zarząd w końcu zapyta: „Co nam to dało?”. Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba śledzić konkretne, mierzalne wskaźniki (KPI). System MES dostarcza twardych danych, które pozwalają pokazać zwrot z inwestycji. Co warto mierzyć?
- Procent zleceń zakończonych terminowo: Porównanie wskaźnika przed i po wdrożeniu.
- Procent zleceń raportowanych w systemie: Czy faktycznie cała produkcja jest transparentna?
- Koszty marnotrawstwa surowców: Gdzie i ile materiału tracimy?
- Efektywność pracy: Ile czasu z 8-godzinnej zmiany pracownicy realnie poświęcają na pracę nad zleceniami?
- Dostępność i wykorzystanie maszyn: Ile czasu kluczowe maszyny faktycznie pracują, a ile stoją bezczynnie?
Bez tych danych operujemy na intuicji. Z danymi – podejmujemy świadome decyzje biznesowe.
Co dalej? Od cyfryzacji 3.0 do Przemysłu 4.0
Wiele firm wciąż nie przeszło przez Przemysł 3.0, czyli podstawową informatyzację. Wdrażanie sztucznej inteligencji (AI) bez zebranych, czystych danych z produkcji jest jak budowanie dachu bez fundamentów. AI bez danych nie zrobi nic.
Pragmatyczna ścieżka rozwoju wygląda następująco:
- Zbierz dane: Wdróż solidny system MES, aby pozbyć się papieru i Excela i zacząć gromadzić wiarygodne informacje z hali produkcyjnej.
- Analizuj i optymalizuj: Wykorzystaj te dane do optymalizacji procesów, identyfikacji wąskich gardeł i redukcji marnotrawstwa.
- Automatyzuj i prognozuj: Dopiero na tym etapie można myśleć o zaawansowanych narzędziach, takich jak AI do planowania produkcji czy analityki predykcyjnej, które na podstawie historycznych danych będą w stanie generować rekomendacje.
Podsumowanie: Ostatni dzwonek na działanie
Konkurowanie tanią siłą roboczą to model, który dla polskiego przemysłu powoli się wyczerpuje. Presja płacowa i rosnąca konkurencja zmuszają do szukania oszczędności i efektywności wewnątrz organizacji. Informatyzacja nie jest już wyborem, a koniecznością.
Najlepszy moment na rozpoczęcie cyfryzacji jest teraz, kiedy firma jest stabilna, a nie wtedy, gdy trzeba w pośpiechu gasić pożary. Rozpoczynając ten proces spokojnie, firma daje sobie szansę na zbudowanie trwałej przewagi konkurencyjnej. Zwlekanie z tą decyzją to ryzyko, że z roku na rok firma będzie tracić rentowność, aż obudzi się w momencie, gdy na dogonienie rynku będzie już za późno
