Jak przygotować firmę na transformację cyfrową i osiągnąć sukces?

Transformacja cyfrowa przedsiębiorstwa to nie tylko wdrożenie nowoczesnych technologii, ale także zmiana kultury organizacyjnej i modeli biznesowych. W obliczu rosnącej konkurencji i zmieniających się oczekiwań klientów, firmy muszą dostosować swoje procesy i technologie. Jednak zanim przystąpisz do tak złożonego przedsięwzięcia, warto zadać sobie kilka istotnych pytań dotyczących gotowości Twojej organizacji do transformacji cyfrowej.

Czym jest transformacja cyfrowa?

Transformacja cyfrowa to proces integracji technologii cyfrowych we wszystkich aspektach działalności przedsiębiorstwa. Obejmuje nie tylko wdrożenie nowoczesnych narzędzi, ale także zmianę kultury organizacyjnej oraz modeli biznesowych. Warto zauważyć, że transformacja cyfrowa nie jest jedynie odpowiedzią na aktualne megatrendy, takie jak Przemysł 4.0, sztuczna inteligencja czy Internet Rzeczy, ale także reakcją na konkretne potrzeby i wyzwania, przed którymi stają firmy.

Dlaczego warto rozważyć transformację cyfrową?

Przyczyny, dla których przedsiębiorstwa decydują się na transformację cyfrową, mogą być różne. Oto kilka kluczowych motywacji:

• Niezadowolenie z wyników: Jeśli Twoja firma nie osiąga zakładanych wskaźników efektywności, może to być sygnał, że czas na zmiany.
• Oczekiwania klientów: Klienci coraz częściej oczekują wyższej jakości produktów i usług, szybszej produkcji oraz niższych cen. Transformacja cyfrowa może pomóc w spełnieniu tych oczekiwań.
• Konkurencja: W obliczu elastyczniejszej i bardziej innowacyjnej konkurencji, firmy muszą dostosować swoje procesy, aby nie zostać w tyle.

Jak ocenić gotowość do transformacji cyfrowej?

Aby ocenić gotowość Twojej firmy do transformacji cyfrowej, warto zadać sobie kilka kluczowych pytań:

1. Na jakim etapie jesteśmy?: Zidentyfikuj aktualny poziom dojrzałości technologicznej i kompetencyjnej Twojej firmy. Możesz skorzystać z narzędzi takich jak ADMA (Advanced Manufacturing) czy DMAT (Digital Manufacturing Assessment), które pomogą w ocenie poziomu zaawansowania technologicznego.
2. Jakie są cele projektu?: Jasno zdefiniowane cele są kluczowe dla sukcesu transformacji. Muszą być one konkretne, mierzalne i osadzone w czasie.
3. Kto będzie zaangażowany?: Zdefiniuj zespół odpowiedzialny za przeprowadzenie transformacji oraz interesariuszy, którzy będą uczestniczyć w tym procesie. Warto, aby zespół był interdyscyplinarny i obejmował przedstawicieli różnych działów.
4. Jakie zasoby mamy do dyspozycji?: Oceń dostępne zasoby finansowe, czasowe oraz ludzkie. Czy posiadasz odpowiednie kompetencje w zespole? Jeśli nie, być może warto rozważyć zatrudnienie zewnętrznych ekspertów.
5. Jakie są potencjalne ryzyka?: Zidentyfikuj ryzyka związane z transformacją, takie jak opór pracowników, błędy w integracji systemów czy przekroczenie budżetu. Opracuj plan minimalizacji tych ryzyk.

Metodologie oceny dojrzałości cyfrowej przedsiębiorstwa

Przegląd dostępnych modeli oceny

Na rynku dostępnych jest wiele metod pozwalających na ocenę dojrzałości cyfrowej firmy, które pomagają w określeniu aktualnego stanu organizacji i wyznaczeniu kierunków rozwoju. Wśród najważniejszych modeli wymienić można:

1. ADMA (Advanced Manufacturing) – metodologia stworzona na zlecenie Komisji Europejskiej, oceniająca siedem kluczowych obszarów fabryki przyszłości 4.0
2. Digital Maturity Model – kompleksowy model oceniający różne aspekty dojrzałości cyfrowej organizacji
3. Industry 4.0 Maturity Index – narzędzie opracowane przez Acatech, skupiające się na gotowości do transformacji w kierunku Przemysłu 4.0
4. DMAT (Digital Maturity Assessment Tool) – narzędzie opracowane na potrzeby Europejskich Hubów Innowacji Cyfrowych (EDIH), dostępne nieodpłatnie w 32 językach

Wybór odpowiedniej metodologii powinien być uzależniony od specyfiki przedsiębiorstwa, jego wielkości, branży oraz celów strategicznych związanych z transformacją cyfrową.

Metodologia ADMA jako rekomendowane narzędzie oceny

Badanie ADMA (Advanced Manufacturing), nazywane też inaczej Diagnozą 4.0, zostało stworzone w 2018 roku na zlecenie Komisji Europejskiej, aby pomóc we wdrażaniu nowoczesnych technologii umożliwiających zaawansowane wytwarzanie w firmach produkcyjnych. Jest ono z powodzeniem wykorzystywane w większości krajów UE przez organizacje zajmujące się produkcją w różnych branżach.

Metodologia ADMA składa się z trzech głównych kroków:

1. Skan – ustalenie stanu obecnego w badanej firmie
2. Plan transformacji – opracowanie strategii rozwoju
3. Implementacja – wdrożenie wybranych inicjatyw

ADMA ocenia cyfrową dojrzałość w siedmiu kluczowych obszarach, nazywanych Transformacjami ADMA, opisując je w czterech głównych wymiarach: technologicznym, biznesowym, środowiskowym i ludzkim.

Obszary te to:

Fundacja Platforma Przemysłu Przyszłości opublikowała bezpłatne narzędzie, dzięki któremu firmy mogą samodzielnie przeprowadzić „skan ADMA”.

Digital Maturity Assessment Tool (DMAT) dla MŚP

Digital Maturity Assessment Tool (DMAT) to narzędzie opracowane przez Komisję Europejską, specjalnie dostosowane do potrzeb małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Narzędzie jest dostępne nieodpłatnie w 32 językach i pozwala przedsiębiorstwom na samoocenę dojrzałości cyfrowej.

DMAT ocenia dojrzałość w oparciu o sześć kluczowych kryteriów:

1. Cyfrowa strategia biznesowa
2. Gotowość cyfrowa
3. Doskonalenie umiejętności cyfrowych
4. Zarządzanie danymi
5. Automatyzacja i inteligencja
6. Ekologiczna cyfryzacja

Dzięki tej ocenie MŚP mogą skuteczniej planować swój rozwój cyfrowy i otrzymywać dostosowane do potrzeb porady od lokalnego Europejskiego Hubu Innowacji Cyfrowych (EDIH). Narzędzie DMAT pomaga osiągnąć cel Europejskiej Dekady Cyfrowej, jakim jest 75-procentowe wykorzystanie sztucznej inteligencji, chmury obliczeniowej lub dużych zbiorów danych przez przedsiębiorstwa europejskie.

Kryteria sukcesu

Aby ocenić, czy transformacja cyfrowa przynosi oczekiwane rezultaty, warto ustalić kryteria sukcesu. Powinny one obejmować zarówno wskaźniki wydajności, poziom satysfakcji pracowników z nowych systemów, jak i utrzymanie się w ramach budżetu. Regularne monitorowanie postępów pozwoli na bieżąco weryfikować, czy projekt zmierza w dobrym kierunku.

Proces wdrożenia systemu MES — niezdobyta góra

Wdrożenie technologii cyfrowych można porównać do góry lodowej. Wierzchołkiem góry lodowej jest ocena gotowości do wdrożenia technologii, a także poziom dojrzałości technologicznej, który można ocenić za pomocą narzędzi takich jak DMAT i ADMA. To właśnie te analizy pozwalają zrozumieć, na jakim etapie znajduje się firma i czy jest gotowa na transformację.

Jednak pod powierzchnią wody znajduje się cały proces, który obejmuje analizę celów, zakresu, kryteria sukcesu, interesariuszy, członków zespołu, ryzyka, aktywności i wiele innych aspektów. Wszystko to jest kluczowe dla stworzenia solidnej podstawy projektu i można je zintegrować w formie kanwy projektowej. Kanwa projektowa pozwala na graficzne przedstawienie wszystkich elementów projektu, co ułatwia ich zrozumienie i zarządzanie.

Pytania do zadania przed wdrożeniem MES

Podzielmy je na cztery kroki:

Krok 1

• Jakie cele chcemy osiągnąć dzięki wdrożeniu MES? Fundamentalne pytanie, które pozwala wyznaczyć kierunek. Ustal, co chcesz mierzyć i usprawnić – bez tego nie ocenisz efektów projektu.
• Jakie obszary produkcji obejmie wdrożenie MES? Określenie, które procesy produkcyjne, linie produkcyjne czy zakłady będą objęte wdrożeniem.
• Czy wdrożenie MES będzie obejmować integrację z innymi systemami (ERP, SCADA, etc.)? Zdefiniowanie, jakie systemy będą zintegrowane i w jakim zakresie.
• Jakie wskaźniki będą używane do oceny sukcesu wdrożenia MES? Określenie KPI (Key Performance Indicators), które będą monitorowane, np. zwiększenie efektywności produkcji, redukcja czasu przestojów.
• Jakie zmiany w procesach produkcyjnych są oczekiwane po wdrożeniu MES? Opisanie, jak wdrożenie MES wpłynie na codzienną produkcję i zarządzanie nią.
• …

Krok 2

• Czy zespół jest gotowy na zmiany? Gotowość psychologiczna i operacyjna ma ogromne znaczenie. Bez zaangażowania zespołu nawet najlepszy system nie zadziała.
• Jakie kompetencje i doświadczenie posiada nasz zespół do wdrożenia MES? Może potrzebujecie konsultanta zewnętrznego lub szkolenia jeszcze przed startem.
• Kto będzie odpowiedzialny za zarządzanie projektem wdrożeniowym MES? Lider projektu powinien mieć czas, autorytet i realne możliwości działania.
• Jakie szkolenia będą potrzebne dla zespołu, aby w pełni wykorzystać możliwości MES? Zadbaj o warsztaty, onboarding, dokumentację – wszystko, co pomoże ludziom czuć się pewnie.
• …

Krok 3

• Jakie będą koszty wdrożenia i koszty powdrożeniowe? Warto spojrzeć nie tylko na koszty inwestycyjne, ale też na długofalowe oszczędności, np. związane z mniejszą liczbą błędów, automatyzacją czy szybszą reakcją na problemy.
• Jakie wyzwania mogą pojawić się w trakcie wdrożenia? Techniczne, organizacyjne, ludzkie – warto przygotować plan B i scenariusze reagowania.
• Jakie zmiany organizacyjne będą konieczne? Nowe procedury, zmiana podziału odpowiedzialności, czasem nawet reorganizacja zespołów.
• Czy nasze zasoby są gotowe na wdrożenie MES? Infrastruktura IT, sieć, integracja z maszynami – to trzeba sprawdzić z wyprzedzeniem.
• Jakie wsparcie oferują dostawcy MES? Upewnij się, że dostawca oferuje nie tylko wdrożenie, ale i późniejsze wsparcie, helpdesk, aktualizacje, konsultacje.
• Czy system MES jest kompatybilny z istniejącymi systemami i infrastrukturą? Integracja to często najtrudniejszy etap projektu. Sprawdź to wcześniej.
• Jakie są wymagania dotyczące bezpieczeństwa i prywatności danych w systemie MES? MES operuje na dużych ilościach danych produkcyjnych – a te trzeba odpowiednio chronić.
• …

Krok 4

• Jak będziemy monitorować postępy projektu? Warto już teraz zaplanować sposób raportowania, kamienie milowe, sposób rozliczania harmonogramu.
• Jakie technologie i narzędzia będziemy wykorzystywać do zarządzania projektem wdrożeniowym MES? JIRA? MS Project? Excel? A może moduł w samym MES? Dobrze dobrane narzędzia to większa kontrola nad postępem i ryzykiem.
• …

Jak przygotować się do wdrożenia MES?

Analiza obecnych procesów produkcyjnych: Przeanalizuj, jak wygląda przepływ pracy, jakie dane są gromadzone, jakie są główne wskaźniki efektywności. To pomoże określić, gdzie MES może wnieść największą wartość.

Identyfikacja bolączek i wąskich gardeł: MES nie rozwiąże wszystkich problemów, ale może bardzo pomóc tam, gdzie procesy są mierzalne i dobrze zdefiniowane.

Uwzględnienie potrzeb interesariuszy: Każdy dział ma inne oczekiwania. Warto je poznać i zbudować projekt, który nie będzie pracował „obok organizacji”, ale z nią.

Najczęstsze pułapki przy wdrożeniu MES

1. Niejasno zdefiniowane cele projektu: Zdefiniuj konkretne cele – np. redukcja kosztów operacyjnych o 16% do końca 2026, podniesienie OEE o 15% do końca 2026.
2. Niedoszacowanie zakresu projektu: Traktuj MES jako projekt transformacyjny, nie tylko informatyczny. Zaplanuj czas, ludzi, szkolenia, testy, komunikację wewnętrzną. Jasno określ również to, co jest wykluczone z zakresu projektu.
3. Brak zaangażowania kluczowych interesariuszy: Od początku angażuj ludzi, którzy będą korzystać z MES na co dzień. To oni najlepiej znają realne potrzeby.
4. Ignorowanie stanu obecnego procesów: Przed wdrożeniem uporządkuj procesy. MES ma je wspierać, nie maskować ich słabości.
5. Brak mapy drogowej i realistycznego harmonogramu: Przygotuj mapę wdrożenia, z etapami, kamieniami milowymi, odpowiedzialnościami.
6. Pomijanie testów i fazy pilotażowej: Przeprowadź pilotaż – choćby na jednej linii produkcyjnej – przetestuj scenariusze, sprawdź jak działa komunikacja, raporty, alarmy.
7. Niewystarczające szkolenia i wsparcie użytkowników: Zadbaj o szkolenia praktyczne i stałe wsparcie w pierwszych tygodniach działania systemu.
8. Przekonanie, że MES rozwiąże wszystkie problemy: Traktuj MES jako część większej zmiany – wspierającej lepsze decyzje, kulturę ciągłego doskonalenia i transparentność.

Podsumowanie

Początkowy etap wdrożenia technologii cyfrowych to moment, w którym kładziemy fundamenty pod cały projekt. I jak to z fundamentami bywa – jeśli coś pójdzie nie tak, cała konstrukcja może się zachwiać. Dlatego warto nie spieszyć się, dobrze przemyśleć każdy krok i unikać tych typowych pułapek. Dzięki temu zwiększamy szansę, że inwestycja naprawdę przyniesie firmie realne korzyści – a nie stanie się kolejnym „niewypałem wdrożeniowym”. Transformacja cyfrowa to proces, który wymaga starannego planowania i oceny gotowości organizacji. Kluczowe jest zdefiniowanie celów, zrozumienie aktualnego poziomu dojrzałości technologicznej oraz zaangażowanie odpowiednich interesariuszy. Dzięki odpowiednim narzędziom i metodom oceny, Twoja firma może skutecznie podjąć wyzwanie transformacji cyfrowej, co w dłuższej perspektywie przyniesie wymierne korzyści.

Cyfrowe DNA przemysłu: przepis na konkurencyjność – PARP – Centrum Rozwoju MŚP

Komisja przedstawia nowe narzędzie, które ma pomóc MŚP w samoocenie ich dojrzałości cyfrowej

Open DMAT – Digital Maturity Assessment tool | European Digital Innovation Hubs Network

Digital speed test | European Digital Innovation Hubs Network